Política de tratamiento de datos personales

VERIA ASESORES SAS (antes ECIJA COLOMBIA SAS), BARRERA SILVA ABOGADOS S.A.S., NOMOTIKA SOLUCIONES LEGALES SAS, LEY EN MOVIMIENTO SAS, GARNICA DE LA ESPRIELLA SAS Y RZ ABOGADOS SAS (en adelante, LA FIRMA) pone en conocimiento de los titulares de los Datos Personales que sean recolectados la información que le suministran sus clientes, proveedores, contratistas, empleados, colaboradores y visitantes, la siguiente política de tratamiento de la información, en atención a lo requerido por la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En la presente Política de Privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las Bases de Datos de LA FIRMA, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política de Privacidad.

La aceptación de propuestas, la celebración de contratos con LA FIRMA, el diligenciamiento de formatos, el acceso a los Servicios de la página web http://www.veria.com.co/, el ingreso a las instalaciones de LA FIRMA, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

Domicilio: Carrera 7 No 73 – 55 oficina 1001, Bogotá, Colombia · Teléfono: 7551352 · Correo electrónico: asistente@veria.com.co

La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen, así como las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Dato personal que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato personal sensible: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.

Dato personal semiprivado: Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (LA FIRMA).

Responsable del Tratamiento: Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que, actuando por ella misma o con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares, a los proveedores, contratistas, colaboradores, clientes, usuarios y visitantes de LA FIRMA.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Las finalidades para las cuales LA FIRMA tratará los Datos Personales de los Titulares son, entre otras:

(i) Cumplir los contratos de servicios celebrados con clientes; (ii) gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LA FIRMA; (iii) cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores y contratistas; (iv) realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales; (v) la socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales; (vi) el control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de LA FIRMA.

(vii) Realizar procesos al interior de LA FIRMA con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas; (viii) utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos; (ix) promocionar a LA FIRMA ante otros clientes o futuros usuarios del servicio a partir de la experiencia adquirida, respetando en todo momento el secreto profesional; (x) sugerir productos o servicios que pueden ser de interés del Titular; (xi) contactarlo como potencial cliente para mantenerlo informado y ofrecerle nuestros servicios; (xii) evaluar el nivel de satisfacción de nuestros servicios.

(xiii) Mantener comunicación con el Titular; (xiv) dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos, comentarios o sugerencias respecto de los productos y/o servicios ofrecidos; (xv) realizar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos; (xvi) las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias.

Los datos podrán ser tratados, preferentemente de forma anonimizada o seudonimizada, con el propósito de entrenar, validar y optimizar algoritmos de aprendizaje automático, incluyendo la reducción de sesgos, el incremento de precisión y la mejora continua de su desempeño y seguridad.

El tratamiento podrá destinarse a la investigación, diseño, implementación y prueba de capacidades innovadoras fundamentadas en IA, tales como sistemas de recomendación, asistentes virtuales, motores predictivos u otros servicios automatizados.

Los datos podrán ser procesados mediante técnicas de IA con el fin de adecuar la experiencia del usuario, ofreciendo recomendaciones, respuestas y contenidos ajustados a sus preferencias y necesidades específicas.

Los datos se emplearán para realizar estudios estadísticos, detectar patrones de uso y elaborar perfiles agregados, con la finalidad de perfeccionar el funcionamiento y rendimiento de los sistemas de IA, sin que ello implique decisiones individuales automatizadas sin intervención humana, salvo autorización expresa del titular.

Se podrán utilizar datos en el entrenamiento y operación de modelos de IA destinados a la detección de accesos indebidos, comportamientos anómalos o actividades fraudulentas que pongan en riesgo la integridad de los sistemas, los servicios y los usuarios.

El tratamiento comprenderá la anonimización, seudonimización y curación de datos, con el fin de garantizar que la información utilizada para fines de IA se maneje bajo los principios de minimización, proporcionalidad y confidencialidad.

LA FIRMA podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son, entre otros: nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento y edad, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, firma, necesidades e intereses, empresa o compañía para la cual trabaja, cargo que desempeña, información contable, financiera y crediticia, empresa promotora de salud, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a LA FIRMA mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis, adquisición de productos o servicios, o de los comportamientos de los Titulares.

LA FIRMA solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Los Titulares no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento.

LA FIRMA utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan la Página Web. El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye: información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL), información acerca del explorador que utiliza el Titular, detalles de las páginas visitadas, dirección IP, clicks, hipervínculos y consultas.

La mayoría de los exploradores de Internet están configurados para aceptar cookies. El usuario puede cambiar esta configuración para bloquearlas o que se le alerte cuando estén siendo enviadas a su equipo.

Mediante el suministro voluntario de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en la presente Política y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a LA FIRMA para recolectar sus Datos Personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y las normas legales aplicables.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a: (a) conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales; (b) solicitar prueba de la autorización otorgada; (c) ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; (d) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato; (f) acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El titular o su representante puede ejercer sus derechos enviando una solicitud escrita al correo asistente@veria.com.co, indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción clara de la solicitud y datos de contacto.

Consultas: LA FIRMA responderá la solicitud en plazo máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y se señalará la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LA FIRMA con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos y documentos de soporte. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al Titular la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

Las medidas de seguridad con las que cuenta LA FIRMA buscan proteger los datos de los Titulares con el fin de impedir su pérdida, adulteración, usos y accesos no autorizados. Para ello, LA FIRMA de forma diligente implementa las medidas humanas, técnicas y administrativas que razonablemente estén a su alcance.

Las Bases de Datos de LA FIRMA, así como los Datos Personales incorporados en ellas, estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, el cual no será superior a 20 años.

Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política de Privacidad será comunicado oportunamente a los Titulares mediante un comunicado en la Página Web o mediante correo electrónico.

LA FIRMA se reserva el derecho de modificar esta política de datos en cualquier momento, en cuyo caso notificará a los titulares de los datos que reposen en sus bases de datos, de manera previa a implementar las nuevas políticas.